SharePointとは？
SharePointは、Microsoftが提供する強力な情報共有およびコラボレーションプラットフォームです。
2001年に最初のコンセプトが発表されて以来、Microsoft Officeのバージョンアップと共に機能を拡張し続けてきました。
特に企業や組織内での情報共有やプロジェクト管理に広く利用されています。
SharePointの機能
SharePointの機能には次のようなものがあります。
1. 文書管理と共有
- ドキュメントライブラリ: ファイルを一元管理し、バージョン管理やメタデータの付与が可能です。
アクセス権限を設定して、必要な人だけがファイルにアクセスできるようにします。 - 共同編集: WordやExcelなどのファイルを複数のユーザーが同時に編集できます。変更履歴も自動的に保存されます。
2. ウェブサイトとポータル
- チームサイト: プロジェクトやチームごとのコラボレーションサイトを作成し、情報を共有できます。
サイト内にはドキュメントライブラリ、カレンダー、タスク管理ツールなどを追加できます。 - コミュニケーションサイト: 大規模な情報共有のためのサイトで、ニュース、レポート、イベント情報などを広く発信するのに適しています。
3. ワークフローとプロセスの自動化
- Power Automateとの統合: SharePointを使ったワークフローを自動化できます。
例えば、ドキュメントがアップロードされたときに自動的に承認プロセスを開始したり、通知を送信したりすることが可能です。 - リストとライブラリのワークフロー: アイテムの承認、フィードバックの収集、状態の更新などを自動化するカスタムワークフローを作成できます。
4. 検索機能
- 高度な検索: SharePointでは、メタデータやコンテンツに基づく検索が可能で、大量のデータから目的の情報を迅速に見つけ出せます。
- 個人化された検索: 各ユーザーにとって関連性の高い結果を優先的に表示します。
5. 権限管理
- 細かい権限設定: サイト、ライブラリ、フォルダ、ファイルごとに閲覧、編集、共有などの権限を細かく設定できます。
- ユーザーとグループの管理: 組織のニーズに応じてユーザーやグループごとに権限を割り当てることができます。
6. モバイルアクセス
- モバイルアプリ: iOSやAndroid向けのSharePointアプリを利用して、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできます。
7. カスタマイズと拡張性
- Webパーツ: ページに追加できるモジュールで、ニュース、ドキュメント、リストなど様々なコンテンツを表示できます。
- カスタムアプリ: PowerAppsやSPFx（SharePoint Framework）を利用して、独自のアプリケーションをSharePoint内に統合することが可能です。
SharePointの料金
SharePointは単体利用プランとMicrosoft 365のバンドルプランがあり、基本的にはMicrosoft 365のバンドルプランを利用する場合が多いと思います。
またオンプレミス環境で利用できるSharePoint Serverもありますが、ここでは割愛します。
主なプランは以下のようになります。
SharePoint Online (プラン1)
SharePoint Online (プラン2)
Microsoft 365 Business Standard
- 価格: 1,874円/ユーザー/月
- SharePoint Online (プラン1)の機能を含む
- Office アプリケーション(Word, Excel, PowerPointなど)も利用可能
- Microsoft Teams、Exchange Onlineなども含む
Office 365 E3
最新の料金プランは次のURLから確認できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans
おわりに
SharePointは、企業や組織の情報共有とコラボレーションを強化するための重要なツールです。
多機能で柔軟な設定が可能なSharePointは、組織全体の業務効率を向上させるだけでなく、セキュリティやコンプライアンスの維持にも役立ちます。
今後の投稿では、SharePointの具体的な使い方についても解説する予定です。
